Während mit dem bei Verwendung stetig verbesserten Import-Tool noch die letzten Mandatsübernamen anstehen und der Umzug des Dokumenten-Management-Systems (DMS) reibungslos vonstattenging, gibt es mittlerweile auch Erfahrungen aus den ersten Umsatzsteuer-Voranmeldungsterminen.

Es ist relativ schwierig bis unmöglich den richtigen Zeitpunkt für Schulungen festzulegen. Wie viel Unterstützung braucht es vor dem Einstieg in ein neues System, wie viel sollte man „ins kalte Wasser springen“ für eigene, belastbare Erfahrungen? Möchte man das ganze Potential einer Schulung ausschöpfen, sollte man die Grundlagen kennengelernt haben, um bereits konkrete Fragen stellen zu können.

Nur so kann man auch das volle Potential der immer hervorragend aufgestellten DATEV Mitarbeiter ausschöpfen: Auf jede Frage wird eingegangen, jede, auf Anhieb eventuell nicht gleich vorliegenden, Information gewissenhaft und zeitnah nachgereicht. Vor allem ist es aber die Offenheit und Experimentierfreudigkeit, auch Mal Dinge auszuprobieren, die nicht offensichtlich im Schulungshandbuch zu finden sind.

Ein solches Experiment führt zu einem wesentlich verschlankten Prozess und gleichzeitig zur Qualitätssteigerung. Die Option hätte man alleine vermutlich nicht gefunden: Man sucht ja auch nicht danach, wenn man meint den Weg bereits zu kennen. Unbedingt intuitiv ist das Finden nämlich nicht. Aber befolgt man einmal den aufgezeigten Weg, so liefert DATEV großartige Ergebnisse in der Verarbeitung von „Rechnungsbelegen“. Das ist unbedingt ein Tipp, wenn man bisher fälschlicherweise davon ausgegangen ist, dass man csv-Dateien selber kontieren müsse und dafür nur die Importoption „Buchungsstapel“ bereitstände.

Wichtigste Erkenntnis: Prozesse immer wieder in Frage stellen. Wenn man monatlich Tabellen manuell bearbeitet, verpasst man große Automatisierungspotentiale. In diesem Fall lag der Schlüssel in einer Auswahlliste einfach zu weit unten. Mit ein bisschen Einrichtungsaufwand sollte im nächsten Monat keine manuelle Tabellenbearbeitung mehr notwendig sein.

Aus eigener Recherche gibt der DATEV-IT-Club die Klicks, bis man den ersten Buchungsvorschlag bearbeiten kann, mit sieben an. Das sind zu viele. Hier sollte man die eigenen Stärken unbedingt zugänglicher und prominenter Bewerben. Die Ergebnisse überzeugen auf jeden Fall.