Digitalisierung, Komplexität oder Fachkräftemangel?

Vor Kurzem stellte ein Mitglied in einer der großen Steuerfachangestellten/-wirte-Gruppen bei Facebook diese Fragen: “Wir möchten bestmöglich Bescheid wissen, welche Themen Euch momentan besonders wichtig sind. Was sind die drei größten Herausforderungen in Eurem persönlichen Berufsalltag?” Dazu wurden verschiedene Antwortmöglichkeiten zur Auswahl bereitgestellt.

Das waren die Gewinner:

1. Die Digitalisierung von Informationen und Arbeitsschritten
2. Die zunehmende Komplexität von Themen und Zusammenhängen
3. Sich neben dem Tagesgeschäft für das Tagesgeschäft fachlich aktuell zu halten
4. Personalproblematik – Fachkräftemangel bzw. Generation Z bei den potentiellen Kanzleinachfolgern
5. Schnellstmöglich die für das aktuelle Mandat erforderlichen Informationen erhalten

Wenig überraschender Gewinner

Wenig überraschend war für uns, welche Kategorie die Abstimmung gewann. Mit 84 Stimmen lag Punkt 1 satte 23 Stimmen vor Antwortmöglichkeit 2. Das zeigt einmal mehr ganz deutlich, wie sehr die Digitalisierung Kanzleimitarbeiter derzeit beschäftigt. Übrigens: Uns von DITAX verwundert das überhaupt nicht. Es hätte uns eher überrascht, wenn eine andere Antwort das Rennen gemacht hätte! Trotzdem wollten wir es ein wenig genauer wissen und haben nochmal nachgebohrt: Worin genau liegen sie denn, diese Herausforderungen bei der Digitalisierung?

“Eine Woche Arbeit für null Ergebnis”

Die Herausforderungen eines Users liegen zum Beispiel darin, dass “fehlende Schnittstellen und nicht aufeinander abgestimmte Updates Probleme machen. Allein das Problem Bankimport kostet unendlich viel Zeit (…) und hält uns von dem ab, was wir können”. Auch programmseitig gibt es ärgerliche Probleme, entstanden zum Beispiel durch ein “Update bei der Belegerkennung. Wusste Kunde nicht und alles was gescannt wurde, konnte nicht erkannt werden. Horror, bis wir den Fehler erst mal gefunden hatten. Dann alles löschen und neu scannen lassen. Eine Woche Arbeit für null Ergebnis”. Wie ärgerlich das sowohl für Mitarbeiter als auch Mandanten ist, brauchen wir an dieser Stelle nicht weiter auszuführen.

Breit gefächerte Herausforderungen

Für einen anderen User ist die Ursache der Herausforderung Digitalisierung breiter gefächert: “Man braucht einen vernünftigen System- und IT-Partner, man braucht Personal, welches alles umsetzen und bedienen kann und ohne, dass die Mandanten ordentlich mitmachen, funktioniert es auch nicht gerade befriedigend.” “Es sind die Prozesse. Es sind immer die Prozesse”, meint ein weiterer Kommentator. “Programme und Schnittstellen können an einen Prozess angepasst werden. Aber die wenigsten möchten ihre Prozesse an ein Programm anpassen. Man arbeitet schließlich schon seit Jahren so.”

Wirklich digital sind die wenigsten

Es wird wahrscheinlich deutlich, was wir damit sagen wollen: Das große Wort Digitalisierung zieht gerade in einen Großteil der Steuerkanzleien ein. Wirklich digital sind aber die wenigsten. Digital in dem Sinn, dass Prozesse laufen, Schnittstellen genutzt werden, Mitarbeiter und Mandanten geschult und sensibilisiert sind. Vielmehr kann man von einem Digitalisierungsflickenteppich sprechen. Verbesserungen gegenüber vorher? Keine.  Ein Kommentar bringt auf den Punkt, wie allumfassend die digitale Transformation einer Steuerkanzlei sein kann (und muss!): “Um einen sauberen Datenfluss sicherzustellen ist zunächst wichtig, einen Überblick über die Systemwelt des Mandanten zu bekommen; dann sind die Schnittstellen und Transferformate zu klären und vor allem zu dokumentieren; dann beginnt der Datentransfer, hier sind unbedingt Routinen zu implementieren, um sicherzustellen, dass Identität zwischen Datenbestand Mandant und Kanzlei besteht; wichtig sind zudem klare Kommunikationsprozesse um Änderungen rechtzeitig abzustimmen.”

Fachkundige Hilfe für echten Mehrwert

Was hier relativ simpel klingt, ist es keineswegs. Es ist so komplex, dass es ohne externe, fachkundige Hilfe kaum zu schaffen ist. Zumindest nicht, ohne das Tagesgeschäft über Wochen oder gar Monate brachliegen zu lassen. Das Ergebnis könnte dann zwar unter Umständen eine digitale(re) Kanzlei sein, aber halt eine ohne Mandanten. Dies ist ja nicht unbedingt zielführend. Klar ist, dass es zur digitalen Transformation ein Konzept braucht und dieses allein nicht reicht. Es muss allumfassend sein, eben diese Faktoren, die weiter oben bereits genannt wurden, berücksichtigt und in Einklang bringt. Dann kann Digitalisierung nicht nur gelingen, sondern einen echten Mehrwert bieten.