Digitale vs. digitalere Kanzlei

“Der Weg zur digitale(re)n Kanzlei” – so lautete der Titel des Vortrags, den DITAX-Coach und Steuerberater Eugen Müller zusammen mit DITAX-Vorstand Svenja Müller im Rahmen der diesjährigen PULS-Tagung der Braun & Paul IT GmbH hielt.

DigitalERe Kanzlei deshalb, weil es derzeit keine einheitlichen Antworten darauf gibt, was eigentlich eine digitale Kanzlei ist. Zwar gibt es diverse Definitionen einer digitalen Kanzlei, diese sind jedoch unserer Auffassung nach nicht ausreichend und unvollständig. Zentrale Fragestellung war daher, wie es Steuerkanzleien, die bereits erste Schritte hin zur Digitalisierung beschritten hatten, schaffen konnten, ihr digitales Geschäftsmodell weiter voranzutreiben.

Digitalere Finanzbuchhaltung

Insbesondere ging Eugen Müller dabei auf den Prozess der Finanzubuchhaltung, beispielhaft mit DATEV Unternehmen Online (DUo), ein. So müsse zukünftig vor allem der Mandant befähigt sein, DUo vollumfänglich zu nutzen, also laufend vorzuerfassen, alles via connect online hochzuladen und auch Zahlungs- und Kontofunktionen zu nutzen.

Der Steuerberater wiederum habe in der Verarbeitung dafür zu sorgen, dass Daten aus Vorsystemen eingelesen, alles elektronisch verbucht und anschließend per ProCheck geprüft werden könne. Anschließend findet die Auswertung aller Daten in DUo statt.

Auch für das Beratungsfeld finden sich zahlreiche Möglichkeiten der digitalen Prozessausgestaltung. Von der aktiven Bereitstellung von Controlling- und Liquiditätsdaten, über Kennzahlenmonitoring bis hin zur Erstellung von Prognosen seien zahlreiche Bereiche denkbar, in denen die meisten Kanzleien noch digitales Potenzial hätten. Prozessbegleitend seien, davon ist Müller überzeugt, Tools wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), ein Kanzleiwiki zur kanzleiweiten Recherche und Informationsbereitstellung sowie interne Kommunikationstools unbedingt erforderlich.

Kulturwandel als zentraler Aspekt

Was auf den ersten Blick nicht für alle Kanzleiinhaber nach einer unüberwindbaren Hürde aussieht, sei in der Realität wesentlich anspruchsvoller und langwieriger. Es bedürfe unbedingt der Ausarbeitung und Einhaltung einer umfangreichen und passgenauen Digitalstrategie. Diese müsse auch unbedingt den zentralen Aspekt des Kulturwandels in der Kanzlei berücksichtigen. Denn nur innerhalb eines solchen Wandels ließens sich Prozesse nachhaltig verändern und verbessern. Die Einführung neuer Tools ließe sich anschließend durchführen.

Kanzleileiter als Mentoren für junge Mitarbeiter

Klar ist natürlich, dass Grundlage der erfolgreichen Digitalisierung einer Steuerkanzlei die digitale Denkweise ist. Hier ist es zwingend erforderlich, dass der Kanzleileiter mit seinem Mindset beispielhaft vorangeht. Doch wie geht jemand voran, der sich zwar auf einer der härtesten Prüfungen des deutschen Bildungssystems vorbereitet hat, aber keinerlei Kenntnisse in Mitarbeiterführung und Leadership hat? Eugen Müller betonte, wie sich die Rolle des Steuerberaters im Bereich der Mitarbeiterführung gerade ändert: von der Top-Down-Führungskraft zum Mentor, der junge und gut ausgebildete Mitarbeiter auf deren Weg begleitet. Denn auch das sei zentraler und leider unterschätzter Faktor der erfolgreichen digitalen Transformation: nicht nur Technik, Tools und Prozesse, sondern Führungsqualitäten.

Digitales Mindset als Fundament des Strategieprozesses

An dieser Stelle übernahm Svenja Müller, Vorstand der DITAX Strategy Consulting AG, das Mikrofon. Sie betonte ebenfalls, wie wichtig dafür das digitale Mindset sei. Dieses solle nicht nur in der Denkweise des Kanzleiinhabers, sondern auch im Team fest verwurzelt sein. Schließlich bilde es das Fundament des DITAX-Strategieprozesses. Wie die Begleitung durch diesen Prozess exemplarisch ablaufen könnte, zeigte sie anschließend beispielhaft.

Fünf Grundschritte der digitalen Transformation

Klar: Kanzleien, Ausgangssitutationen und Ziele sind individuell. So individuell, erklärt Müller, passten sich auch die weiteren Schritte, von der Bestandsanalyse über die Entwicklung der Digitalstrategie und ihrer Implementierung bis hin zum anschließenden Controlling, an die jeweiligen Kundenbedürfnisse an. Anhand von fünf beispielhaften Aspekten (Systeme, Prozesse, Team, Ziel und Außenwahrnehmung) zeigte sie, wie diese Punkte der Transformation unterliegen könnten.

Neue Anforderungen an Kanzleimitarbeiter

Besonderen Schwerpunkt legte auch Svenja Müller auf den Aspekt der Human Resources – nun jedoch auf Mitarbeiterebene. So sei es unbedingt erforderlich, auch die Mitarbeiter entsprechend am Prozess teilhaben zu lassen und  Verantwortung zu übertragen. In diesem Zusammenhang ging sie kurz auf die Weiterbildungen zum Digitalisierungsbeauftragten und Schnittstellenmanager ein. Abschließend betonte sie, dass die Ausarbeitung und Implementierung einer digitalen Strategie keinesfalls als in sich abgeschlossenes Projekt sei. Auch für digital(er)e Kanzleien sei es daher unverzichtbar, sich anschließend kontinulierlich weiterzubilden und auszutauschen. Ein Rahmen für die Vernetzung unter Inhabern digitaler Top-Kanzleien sei dafür mit DITAX Benchmark geschaffen worden.

Hochaktuelle Themen im Fokus

Anschließende Gespräche zeigten, dass nicht nur inhaltlich, sondern mit der DITAX Strategy Consulting AG hochaktuelle Themen der Steuerberatungsbranche in den Fokus gerückt und Angebote geschaffen werden, die sich deutlich von bereits bestehenden abheben. Wir bedanken uns an dieser Stelle noch einmal herzlich bei Braun & Paul IT GmbH für die spannende und informative Tagung, den tollen Rahmen und die Plattform, die uns geboten wurde.