Auch ich darf mich kurz vorstellen: Meine Name ist Marvin. Ich bin Steuerassistent und angehender Steuerberater in der Kanzlei Müller Blum. Als stellvertretender Projektleiter bin ich ebenfalls für unser Großprojekt “IT-Outsourcing und Systemwechsel” verantwortlich. Dabei berichte ich aus Sicht eines Kanzleimitarbeiters, der genauso mit in die Verantwortung für das Gelingen genommen wird. Ich habe natürlich einen etwas anderen Blickwinkel auf das Ganze und möchte insbesondere über die Alltagsherausforderungen und die kleinen Details, auf die es in der täglichen Umsetzung ankommt, erzählen. Wer mehr über mich erfahren möchte, hier entlang.

Aktuell treibt mich dabei das Thema der Datenübernahme und den zahlreichen damit verbundenen Fragestellungen um.

Die Herausforderung mit einem Systemwechsel ist ja, dass man nicht von Null anfängt. Dadurch ergeben sich mehrere Fragestellungen. Mit Blick auf die Finanzbuchführung der Mandanten in einer Steuerberatung müssen vor allem zwei Bereiche berücksichtigt werden: Die laufenden und eventuell historischen Buchungsdaten und dazugehörigen Belege, sowie Dauerakten. Dabei liegen Erstere im Buchhaltungsprogramm ab und die Dauerakte regelmäßig in einem Dokumenten-Management-System (DMS). Die maßgebliche Funktion eines DMS sollte die Speicherung und anschließend das Verfügbarmachen der Dokumente sein. Dennoch braucht es strukturierte Prozesse, um die große Menge an archivierten Daten zu bewältigen.

Etwas anders sieht es für die Buchhaltungsdaten selber aus, den hier geht es nicht um die tatsächlichen Dokumente. Die Finanzbuchführungssoftware ist vielmehr ein Vermittler oder Darsteller der aggregierten Daten, während die Speicherung selbiger im eigenen Format vor dem Anwender mehr oder weniger verborgen im Hintergrund läuft.

Der Wechsel in ein anderes System

Der Lock-in-Effekt oder sogenannte Wechselbarrieren sind nicht nur den Wirtschaftswissenschaften bekannt. Wir alle erfahren ihn mehr oder weniger ausgeprägt, wenn ein Wechsel des Smartphones notwendig wird. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit ist mittlerweile sogar in der DSGVO verankert. Für Private. SIMBA gibt sich zum Glück erstmal sehr kontaktfreudig, es existieren konkret für DATEV vorgesehene Exportformate. Bleibt also eigentlich nur noch die schiere Menge an Daten zu bewältigen. Ganz so einfach ist es dann leider nicht.

Auch die DATEV unterstützt bereitwillig den Wechsel in ihr System. Der zuständige Entwickler und ein Vermittler begleiten den Prozess in gewohnt souveräner Manier vor Ort. Was am Ende aber nicht darüber hinweghelfen kann, dass beide Programme ihre Daten in unterschiedlicher Art und Weise benötigen. Eine manuelle Bearbeitung der Daten ist undenkbar. Ein Problem, wie das die Währungskurse zwar von SIMBA ausgegeben, vom Konverter aber nicht übergegeben werden, muss daher von Entwicklerseite gelöst werden. Das geschieht noch vor Ort, benötigt am Ende aber noch etwas Feinschliff.

Auch der Konformität der eigenen Daten kommt entscheidende Bedeutung zu

Die Datenübernahme offenbart leider auch, wenn Buchungen aus irgendeinem Grund von der Norm abweichen. Im SIMBA-Datensatz liegt eine Generalumkehr vor, allerdings aufgrund einer Progammverbindung nicht durch eine Sonderfunktion erzeugt. Darüber stolpert der Konverter. Ebenso wie die Verwendung von „;“ im Buchungstext. All das ist technisch begründet und nachvollziehbar – passiert aber unbewusst beim monatlichen Buchen.

Auf diese Schwierigkeiten wird man zwangsläufig stoßen und muss Zeit dafür einplanen. Und generell immer schon auf Konformität achten.

Ein guter Zeitpunkt die eigenen Ablagestrukturen unter die Lupe zu nehmen

Wenn man sich ohnehin neu aufstellt und sämtliche Daten anfasst, kann man auch gleich darüber diskutieren, ob alte Strukturen auch der Zukunft gerecht werden. Ohnehin wird man im Zweifelsfall sowieso die Vorgaben des neuen Systems berücksichtigen müssen. Somit gilt es sorgfältige Abwägungen zu treffen, wie man weiterhin alles findet, aber in Zukunft vielleicht etwas schneller oder einfacher. Besser gelingt dieser Vorgang auf jeden Fall, wenn man sich im Vorhinein genau überlegt, ob man wirklich alle Daten in das neue System überführen muss oder wo Spielräume existieren. Man wird selten darum herumkommen, dass alte System mit Lesegriff noch auf viele Jahre mitzuziehen, da kann man sich genug überlegen, ob man wirklich in der täglichen Arbeit auf alle Inhalte des alten Systems angewiesen ist.

Generelle Handlungshinweise zu geben fällt schwer, zu unterschiedlich sind Ausgangssituationen und Bedürfnisse. Mitgeben möchte ich dennoch: Den Umfang so gering wie möglich bemessen und genug Zeit einplanen.