Communication is key

Über drei schnelle Schritte hin zu einer agileren Kanzlei haben wir kürzlich in einem Beitrag berichtet: Darin ging es vor allem um die Aspekte Kommunikation, Visualisierung und Feedback und wie diese helfen, Abläufe effizienter zu gestalten. Immer wieder wollen wir an dieser Stelle aber verschiedene Ansätze und Methoden zeigen, die dazu dienen, die Kanzleiarbeit flexibler, reaktionsschneller und zeitgemäßer zu gestalten. Um das Thema Agilität geht es auch in diesem Beitrag, hier wollen wir aber noch ein wenig tiefer einsteigen und einige ganz praktische Tipps zur Umsetzung geben. Als Grundlage dienen noch einmal die drei Punkte Kommunikation, Visualisierung und Feedback. Los geht’s mit der Kommunikation, einem ganz zentralen Punkt. Communication is key eben!

Ausgangspunkt: funktionsübergreifende Teams

Grundlage effizienter Kommunikation ist die Bildung geeigneter Teams. Alte Strukturen sollen dabei aufgebrochen und zu neuen Teams zusammengefügt werden. Funktions- und ebenenübergreifend ist hier das Zauberwort. Sprich: Berufsträger und Mitarbeiter, Finanz- und Lohnbuchhalter – sie alle arbeiten zusammen in eigenen Teams auf ihr individuelles Ziel hin. Diese Ziele können entweder dauerhaft sein – zum Beispiel bildet ein gemeinsames Mandat ein solches Ziel – als auch ein zeitlich begrenztes Projekt darstellen.

Auf die Rahmenbedingungen kommt’s an

Kommunikation ist ein sehr großer Begriff, der an dieser Stelle endlich konkretisiert wird. Genaugenommen geht es jetzt um die Kommunikation innerhalb der Teams, die im ersten Schritt gegründet wurden. Kommunikation muss, das klingt banaler als es ist, zuallererst sichergestellt werden. Heißt konkret: Interne Kommunikationstools, Arbeitszeiten und räumliche Gegebenheiten sind die Rahmenbedingungen. Diese müssen dafür sorgen, dass sich alle Mitarbeiter eines Teams zu jeder (Arbeits-)Zeit austauschen können.

Gleichberechtigung anstelle strenger Hierarchien

Neben den passenden Rahmenbedingungen gibt es eine weitere Bedingung für die reibungslose Kommunikation: Gleichberechtigung. Trotz der Zusammenarbeit unterschiedlicher Erfahrungs- und Ausbildungsstufen sind die Mitarbeiter eines jeden Teams gleichberechtigt und gleichverantwortlich. So hat das Wort des Berufsträgers genauso viel Gewicht wie das des Mitarbeiters. So wird das Gefühl der Verantwortlichkeit gestärkt. Jeder arbeitet gleichberechtigt und -verpflichtet auf das gemeinsame Ziel hin. Hierarchien sollen dafür, soweit möglich, reduziert werden. Es reicht im Prinzip, eine Führungs- und eine Mitarbeiterebene einzuziehen – zumindest innerhalb der einzelnen Teams. Kanzleiweit und nach außen hin können Hierarchiestufen bestehen bleiben. Nebeneffekt reduzierter Hierarchien: Die Alltagssprache findet ihren Weg zurück in die Kanzlei. Formale Anreden, beispielsweise im Gebrauch interner Messengertools, fallen weg. An ihre Stelle treten klare, prägnante Ansagen. Klare Kommunikation beinhaltet aber auch, herauszufinden, wo der einzelne Mitarbeiter eventuell Unterstützung benötigt. Dabei soll es sich nicht um eine Art Rechenschaft handeln, die abgelegt wird. Vielmehr muss Kommunikation so vertrauensvoll und offen sein,dass jedes Teammitglied zu jeder Zeit weiß, woran jeder Arbeitet, wie der Projektstatus ist und wo gegebenenfalls Hilfe angeboten oder eingefordert werden kann.

Kommunikation mit dem Mandanten

Kommunikation findet aber nicht nur intern statt. Ein essenzieller Teil der Kommunikation in Steuerkanzleien spielt sich zwischen Berater – oder hier Team – und dem Mandanten ab. Dieser schlüpft aus seiner Mandantenrolle hinein in die eines Teammitglieds. Auch dabei muss sichergestellt werden, dass der Mandant verfüg- und erreichbar ist. Als Teammitglied empfängt er Input nicht nur, sondern kommuniziert konstant ans Team zurück, arbeitet gewissermaßen am Projekt mit. Vorteil: die Geschwindigkeit der Kommunikation wird erhöht, Missverständnisse vermieden und die Nähe zwischen Kanzlei und Mandant verstärkt.

Geduld bei der Umsetzung

Klar ist: Die meisten Kanzleien haben im Bereich interne und externe Kommunikation Verbesserungspotenzial. Genauso klar: Drastische Veränderungen lassen sich nicht von heute auf morgen erzielen. Und: Der Blick von außen, durch die Brille eines externen Beraters, lohnt sich in den allermeisten Fällen. Im Rahmen der DITAX Strategie übernehmen die DITAX-Berater gerne die Rolle des Betrachters, helfen, beraten und unterstützen bei der Umsetzung neuer und innovativer Kommunikationsmaßnahmen.