In den letzten drei Jahren hat sich sehr viel verändert: Angefangen mit einigen kleineren Prozessanpassungen über die Einführung der digitalen Belegbuchung hin zum fast papierlosen Büro. Die Anzahl der Mitarbeiter hat sich in dieser Zeit mehr als verdreifacht und das Mindset von uns allen ist heute ein ganz anderes. Zurückblickend kann ich mir kaum vorstellen, dass das alles in nur drei Jahren passiert ist und frage mich nach jeder kleinen oder auch großen Änderung, wieso wir das erst jetzt umgesetzt haben und warum wir eigentlich so große Bedenken hatten?

Die Probleme sind hausgemacht

Genau diese Bedenken sind das große Problem unserer Branche. Es gibt immer ein Aber und irgendwo könnte es auch zu einem Problem kommen: „Mit meinen Mandanten geht das nicht“, „Meine Mandanten wollen auf keinen Fall auf ihr Papier verzichten“ oder „Wir haben das mit fünf Mandanten probiert. Aber Frau Schmidt hat damit nur mehr Arbeit.“ Allein an diesen drei beispielhaften Aussagen kann man die drei größten Innovationshemmnisse in der Steuerberatung ableiten.

Gründe für mögliche Risiken und Probleme scheinen geradezu unermesslich zu sein. Die Potentiale, die mit einer Veränderung einhergehen, werden lieber gar nicht erst angesprochen. Denn dazu kommt es ja nicht, weil nach Auflistung aller Risiken, Kosten und dem Zeitaufwand geht man lieber wieder zum Tagesgeschäft über. Und wer in einer Steuerkanzlei in welcher Funktion auch immer schon mal tätig war, der weiß, dass wir alle ja sowieso so viel zu tun haben, sodass wir es uns nicht erlauben können, unsere kostbare Zeit zu vergeuden, um uns mit Zukunftsthemen zu beschäftigen. Denn aktuell läuft es ja und wir sind immer im Rückstand, um die Vergangenheit unserer Mandanten abzubilden. Also bleibt alles wie gehabt.

Trotz Digitalisierung bleibt der Mensch unersetzlich

Aber kommen wir zurück zu den Veränderungen in unserer Kanzlei. Mir war bewusst, dass es von entscheidender Bedeutung sein wird, das gesamte Team mit einzubeziehen und mitzunehmen. Allerdings habe ich völlig unterschätzt wie schwierig das tatsächlich ist. Daher ist es auch kein Geheimnis, dass unseren Weg nicht alle Mitarbeiter mitgegangen sind. Dies hat je nach Einzelfall verschiedene Gründe gehabt. Eine Sache ist aber klarzustellen: Das Alter war in keinem einzigen Fall ein Kriterium. Ich habe gelernt, dass es vollkommen unerheblich ist, ob jemand schon kurz vor seiner Rente steht, gerade erst in den Beruf eingestiegen ist oder einfach mittendrin ist. Entscheidend ist die Einstellung, wie jeder mit solchen Veränderungen und Entwicklungen umgeht. Das so oft genannte Mindset also wieder.

Ein sehr wichtiges Learning war in diesem Zusammenhang auch zu akzeptieren, dass es leider unmöglich ist, alle mitzunehmen. Besonders wenn es zu Lasten des gesamten Teams geht, muss man als Kanzleiinhaber Entscheidungen treffen, die nicht immer für alle positiv sind.

Durch viele Erfahrungen zur aktuellen Entscheidung

Unser Ansatz ist es immer den Bedürfnissen der Mandanten gerecht zu werden. Klingt logisch. Das möchte jede Steuerkanzlei. Was ich damit aber wirklich meine, ist, dass wenn ein Mandant mit der von uns vorgesehenen Lösung, zum Beispiel zum Datenaustausch, nicht zufrieden ist, wir uns über Alternativen Gedanken machen müssen. Wir müssen uns überlegen, warum der Mandant diese Lösung nicht nutzen möchte und was solch ein System können muss oder wie es konzipiert sein muss , damit auch unser Mandant damit arbeiten möchte. Bis vor einigen Jahren waren alle Softwarehersteller darauf ausgerichtet, den Steuerberatern die auf Sie perfekt zugeschnittene Lösung anzubieten. Das hat auch jahrelang sehr gut funktioniert. Seit etwa zwei bis drei Jahren ist in diesem Punkt allerdings ein gewaltiges Umdenken zu spüren.

Durch die Nutzung von Schnittstellen und die Vernetzung verschiedener Systeme, ist es immer wichtiger, dass Steuerberater Software-Lösungen nutzen, die auch mit anderen Systemen„sprechen“ können. Es geht also immer mehr darum Daten von einem System in ein anderes zu übertragen, ohne zusätzlichen Aufwand. Denn wenn ich meine Daten in einem System bereits vorliegen habe, dann erziele ich erst einen Mehrwert, wenn ich diese Daten für alle anderen Systeme ebenfalls nutzen kann, ohne dass ich nochmals manuell eingreifen muss. Folglich ist bei den Softwareanbietern im steuerlichen Bereich hier in den letzten Jahren einiges passiert. Und genau das haben wir uns angesehen.

Welche Software ist die richtige?

Wir nutzen aktuell die Softwarelösung von SIMBA und waren damit grundsätzlich auch immer zufrieden. Trotzdem haben wir uns Gedanken darüber gemacht, ob das auch in Zukunft eine gute Lösung sein wird. Da wir alle bereits mit Datev gearbeitet haben, wollten wir Alternativen testen. Deswegen hatten wir uns überlegt, ob eventuell Addison passen könnte. Addison hatte gerade das Produkt Oneclick auf den Markt gebracht. Das sah auf den ersten Blick mit dem sehr übersichtlichen Dashboard für den Mandanten nach einer tollen Lösung aus. Folglich haben wir uns einen Addisonberater ins Haus geholt, der uns sehr ausführlich und professionell in die Addisonwelt eingeführt hat. Der erste Eindruck war überzeugend, die Kosten allerdings enorm.

Somit war wieder Datev im Spiel. Da unser größtes Anliegen die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandanten ist, war Datev zum damaligen Zeitpunkt ebenfalls keine Alternative. Die Unternehmen, die wir beraten und insbesondere, die, die zu uns gewechselt sind, haben genau darin den entscheidenden Vorteil in unserer Zusammenarbeit gesehen, dass wir nicht Unternehmen online nutzen. Die Gründe, die seitens der Mandanten an uns herangetragen wurden, vor allem der Neumandanten, waren teilweise auch sehr amüsant: „Bei Unternehmen online kann ich nur 15 Dokumente auf einmal hochladen.“ Das ist und war natürlich zu keinem Zeitpunkt so. Allerdings beschreibt genau das, den Grund der damals mangelnden Akzeptanz von Unternehmen online. Einerseits wurde die Nutzung durch den Mandanten nicht gerade von Glücksgefühlen begleitet. Andererseits – und das ist der viel wichtigere Punkt – hatten die Berater, die Ihren Mandanten das bereitgestellt hatten (meist auf Drängen des Mandanten) selbst nicht ausreichende Kenntnisse, um es fachmännisch erklären zu können. Und somit hat es dazu geführt, dass die Berater gesagt haben: „Unsere Mandanten möchten das gar nicht nutzen“ und die Unternehmen – verständlicherweise – nicht die Bereitschaft mitgebracht hatten, sich in das neue System learning by doing einzuarbeiten. Also haben alle Seiten nur darüber geschimpft, obwohl es auch damals schon weit mehr konnte, als bei der breiten Masse bekannt war.

Aufgrund dieser Erfahrungen hatten wir uns dazu entschieden, SIMBA weiter zu nutzen. Allerdings mit der Bedingung, die digitale Belegbuchung und die SIMBA Datendrehscheibe zum Datenaustausch einzuführen. Wir haben also sofort diese Erweiterungen beauftragt und einen SIMBA-Berater eingeladen, um die notwendigen Schulungen durchzuführen. In der Folge haben sich auch zahlreiche Prozesse verändert, wurden angepasst und wieder über den Haufen geworfen. Heute sind wir an dem Punkt, dass wir den gesamten Prozesslebenszyklus digital abbilden können und mit dem Großteil unserer Mandanten auch entsprechend zusammenarbeiten. Dies setzt natürlich voraus, dass auch alle internen Prozesse papierlos möglich sind. Und das funktioniert nur, mit Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Die Nutzung des SIMBA-DMS hatten wir zwar bereits seit Jahren im Einsatz, allerdings nicht vollumfänglich. Das heißt, nur wenn es notwendig war, wurde das DMS genutzt. Diese Änderung hin zur ausschließlichen Nutzung des DMS war sehr zeitintensiv. Denn zu Beginn – wie soll es auch anders sein – wurde jeder Vorgang parallel in Papier und digital vorgenommen. Doppelte Arbeit also. Wir hatten geplant dies über einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten so handzuhaben, um dann entscheiden zu können, ob es praxistauglich ist und vor allem, ob wir dadurch Zeit sparen.

Die Umstellung ist auf keinen Fall zu unterschätzen, denn man muss die Dinge nun anders machen. Einen Prozess, der in Papier seine Berechtigung hat, läuft digital nur selten in gleicher Weise ab. Somit müssen auch die Arbeitsschritte neu definiert werden, denn die Zusammenarbeit mittels digitaler Workflows muss auch geregelt werden. Und wenn man das erst mal erarbeitet hat, ist es entscheidend sich auch daran zu halten. Also nicht aus Bequemlichkeit oder weil es mal ausnahmsweise schnell gehen muss in alte Verhaltensmuster zu verfallen und somit die Anpassungen zu blockieren.

Wir haben auf jeden Fall sehr schnell festgestellt, dass die neue Arbeitsweise funktioniert und gleichzeitig die doppelte Arbeit enorm viel Zeit frisst. Daher haben wir bereits nach sechs Wochen, anstatt der geplanten sechs Monate, uns dazu entschlossen, innerhalb der Kanzlei nur noch digital zu arbeiten. Diese Umstellung war zugegeben nicht ganz einfach und hin und wieder wurden einige Dinge auch noch auf die klassische Art erledigt. Entscheidend für die Akzeptanz und die Umsetzung war dabei, dass wir als Kanzleiinhaber dies zu 100% gefordert und auch vorgelebt haben. Ich glaube nicht, dass es anders funktioniert hätte und kann auch nur empfehlen, dass solch eine Umstellung nur dann angegangen wird, wenn die oberste Ebene diesen Schritt auch vorlebt.

Die Entscheidung pro Datev

Obwohl wir uns im Jahr 2017 noch gegen einen Wechsel unserer Anwendungssoftware entschieden haben und auch rückblickend dies als richtig einstufen, haben wir nicht aufgehört nach anderen Lösungen und Möglichkeiten der internen und externen Zusammenarbeit Ausschau zu halten. Vor allem durch unsere Mandanten getrieben, wurden wir mit zahlreichen Systemen konfrontiert, die vorrangig vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten übernommen haben. Dabei mussten wir immer eine Sache feststellen: Es existiert immer eine Datev-Schnittstelle, über die man in der Regel auch die Belegbilder übernehmen kann, aber nie eine SIMBA-Schnittstelle. Ein Übertrag mittels csv-Datei ist zwar immer möglich, aber das ist kein wirklich tolles Vorgehen. Also haben wir versucht die Anbieter der Vorsysteme und die Verantwortlichen von SIMBA zusammen zu bringen und waren zu Beginn auch voller Hoffnung, da von beiden Seiten positive Signale gesendet wurden. Leider hat sich in diesem Punkt bis heute nichts getan, sodass wir diesen Zustand ändern mussten.

Diese Erfahrungen gepaart mit der Tatsache, dass sich die zu Beginn sehr praktikable SIMBA Datendrehscheibe seit ihrer Einführung nicht weiterentwickelt hat und im Alltag auch vermehrt Probleme aufgetreten sind, haben dazu geführt, dass wir uns im Frühjahr 2018 dazu entschlossen haben auf das Datev-System zu wechseln.

Man muss dazu sagen, dass wir unser Lohnsystem bereits zum Jahreswechsel 2017/2018 auf Datev Lohn und Gehalt umgestellt hatten und dieser komplette Prozess reibungslos und überaus positiv verlief. Diese Erfahrung hat uns zusätzlich bestärkt auch im Rechnungswesen und im Steuerbereich auf die Datev-Software zu setzen.

Ein Großprojekt mit monatelanger Vorbereitung

Und genau vor diesem Punkt stehen wir heute. Der Komplettumstieg auf Datev, ergänzt durch die Auslagerung unserer Serverlandschaft in ein Rechenzentrum ist in vollem Gange. Bei diesem Schritt möchten wir euch mitnehmen und in den nächsten Wochen und Monaten über unsere Erfahrungen und unsere Herangehensweise bei diesen Umstellungen berichten.

Wie sind wir vorgegangen, um eine dreistellige Anzahl an Mandanten von der SIMBA Datendrehscheibe in Datev Unternehmen online zu überführen? Wieviel Zeit hat dieses Projekt in Anspruch genommen? Wie haben wir uns als Team darauf vorbereitet? Welche Partner haben wir für diese Veränderungen ausgewählt? Und viele weitere Fragen möchten wir euch beantworten und mit euch diskutieren. Wir freuen uns über euer Feedback und den Erfahrungsaustausch zu solchen Projekten.